Mẫu Hội Thoại Đàm Phán với Đối Tác Nước Ngoài hay

Trước khi đi đến thỏa thuận bất cứ một hợp đồng thương mại quốc tế nào, chắc chắn bạn sẽ phải trải qua những bước cơ bản của một cuộc giao dịch. Từ những email giới thiệu ban đầu, những lời chào hàng tới những cuộc điện thoại trao đổi thương lượng về các điều khoản của hợp đồng.

Đối với các bạn mới vào nghề, chắc chắn các bạn gặp không ít khó khăn trong việc giao tiếp và xử lý các tình huống thương lượng với đối tác và khách hàng nước ngoài.

Nhằm giúp các bạn quen thuộc hơn với việc sử dụng tiếng anh trong đàm phán xuất nhập khẩu, tôi muốn giới thiệu tới các bạn Mẫu Hội Thoại Đàm Phán Tiếng Anh Xuất Nhập khẩu Cực Chất

Đặc biệt khi bạn ở vị trí là người xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài, bạn muốn gây ấn tượng với đối tác ngay từ đầu thì bạn cần phải chú ý đến cách sử dụng từ, và giọng điệu khi nói chuyện với họ. Trước mỗi lần như vậy, bạn cần chuẩn bị cho mình những mẫu hội thoại hay script thật chu đáo để đạt được hiệu quả cao trong cuộc đàm phán và hướng cuộc nói chuyện đến kết quả mà bạn mong muốn.

Sau đây là cuộc hội thoại mẫu Tiếng Anh xuất nhập khẩu – trong tình huống tìm nguồn hàng hóa để xuất khẩu.

Exporter: "May I speak with your export manager?"

Receptionist: "What's that?" (A good sign - means an opportunity for you)!

Exporter: "The person who is responsible for selling your products overseas."

Receptionist: "Hmmmm, I don't know. I'll have to check. Would you hold on a moment, please?"

Exporter: "Of course."

Receptionist: "Thank you for waiting. Sam Smith handles sales. He's the person you need to talk with. I'll put you through."

Exporter: "Thank you."

Manufacturer: "Sam Smith."

Exporter: "Hello Mr. Smith, I'm Julie Jones, founder of Jewelry Exporting Co.,exporter of high-quality, affordable costume jewelry. I understand your company manufactures this type of product. We are seeking new sources of supply for our overseas customers. Are you interested in exploring new markets and increasing sales? Our jewelry exporting firm can give you instant access to customers worldwide . . ." (You've now set the stage on who you are, what you do and what you seek: a business relationship.)

An introductory call to set up a meeting might continue like this:

Manufacturer: "Absolutely. I'd be happy to explore the opportunity. When would you like to meet or have a Skype call?"

Exporter: "How does next Monday morning, 9 a.m., at your office or for the call sound?"

Manufacturer: "Perfect, a Skype call is ideal.

I'll be ready for your call then. My Skype ID is EYZ. What’s yours? Is there anything I should have available for our meeting?"

Exporter: "Yes, send me a company brochure and your current wholesale price schedule by email before the call. (This gives you a quick idea on how digitally savvy they are with their marketing material; e.g., do they respond by sending a PDF file by email or a three-fold brochure by snail mail.) If you have time, product samples and any other important information that you think is important to our discussion would be helpful in advance as well. If we have a good fit, I'll need more brochures, say, twenty if printed or one single PDF file that features everything, that I can use for my customers."

Manufacturer: "No problem. I'll see that we have them available."

Exporter: "One more thing -- I don't think it's critical for this initial Skye meeting, but you might want to ask your top management to be a part of our subsequent session to make sure we have their commitment to our export program."

Manufacturer: "I'll see if they are available when I hang up. If not, we can have them sit-in on the call next time."

Exporter: "Great! I look forward to connecting with you on Monday -- and incidentally, Mr. Smith, if you choose us to represent you in your export transactions, our profits are earned directly out of the sales we generate for you. You cannot get any more cost-efficient than that!"

Manufacturer: "Sounds too good to be true. I look forward to meeting you virtually on Monday as well."

Exporter: "Thanks and have a good day!"

Manufacturer: "Same to you -- 'bye-bye."

Dịch nghĩa hội thoại tiếng anh xuất nhập khẩu

Nhà XK: Tôi có thể nói chuyện với giám đốc phụ trách xuất khẩu của công ty bạn được không?

Lễ tân: Đó cụ thể là ai ạ?

XK: NGười phụ trách xuất khẩu hàng hóa của công ty bạn ra nước ngoài ấy.

Lễ tân: Tôi không rõ lắm. Tôi sẽ check lại. Phiền chị chờ một lát.

XK: Ok, tôi sẽ chờ

Lễ tân: Cảm ơn chị đã chờ. Anh Sam Smith hiện đang phụ trách sales sẽ nói chuyện với chị ngay. Tôi sẽ nối máy với anh ấy.

XK: Cảm ơn bạn nhé.

Nhà sản xuất (NSX) : Tôi Sam Smith đang nghe

XK: Xin Chào anh Smith, Tôi là Julie Jones, người sáng lập công ty xuất khẩu Jewelry , chuyên xuất khẩu trang sức phụ kiện chất lượng cao với giá cả phải chăng. Tôi biết rằng công ty anh đang sản xuất mặt hàng này. Và chúng tôi đang muốn tìm nguồn cung cho khách hàng của chúng tôi ở nước ngoài.

Các anh có hứng thú với việc thâm nhập thị trường mới và tăng doanh số của công ty ở thị trường mới này không?

Nếu muốn, công ty chúng tôi có thể kết nối công ty của các anh đến với khách hàng tên toàn thế giới… ( Bạn cần đề cập đến mạng lưới kết nối của bạn, những gì bạn đã làm được, những mối quan hệ bạn đang sở hữu,..)

NSX : Tất nhiên chúng tôi có hứng thú rồi. Tôi rất muốn tìm hiểu thêm về cơ hội này từ phía bạn. Liệu chúng ta có thể gặp nhau hoặc gọi qua Skype để bàn về vấn đề này được không?

XK: 9h sáng thứ Hai tới được không? Ở văn phòng của anh hay gọi thì tiện hơn?

Nhà sản xuất: Được đấy. Gọi Skype là lý tưởng nhất cho tôi.

Tôi sẽ đợi cô gọi lại. Skype của tôi là EDZ. Còn Skype của cô là gì? Tôi có cần chuẩn bị cho cuộc gặp này không nhỉ?

XK: Có đấy. anh có thể gửi cho tôi một bản brochure của công ty anh và giá bán buôn hiện tại của các anh qua mail cho tôi được ko? ( Nhắc tới các tài liệu này sẽ cho bạn có cái nhìn tổng quan về sự nhanh nhạy trong marketing của công ty đối tác, trong việc gửi các tài liệu PDF bằng mail,….)

Nếu anh có thời gian, anh có thể gửi cho tôi bất cứ sản phẩm mẫu hoặc bất cứ thông tin nào anh thấy quan trọng cho cuộc họp sắp tới. Nếu anh có thể chuẩn bị ngay, tôi cần nhiều brochure hơn , khoảng 20 cái in một mặt PDF có đủ các thông tin cần thiết để tôi đưa cho khách hàng của tôi.

NSX: Không thành vấn đề. Tôi sẽ chuẩn bị đủ

XK: Một điều nữa. Tôi nghĩ điều này không tiện lắm cho cuộc họp đầu tiên qua skype nhưng anh có thể hỏi ban lãnh đạo tham gia vào buổi họp để có một sự cam kết nhất định cho việc đàm phán được không?

NSX: Tôi sẽ hỏi họ xem họ có thể tham gia không. Nếu không thì chúng ta sẽ sắp xếp để họ tham gia vào lần sau

XK: Tôi mong chờ cuộc họp với anh vào hôm thứ 2 tới. Và nếu có cơ hội hợp tác với công ty anh trong vụ giao dịch này thì chúng ta sẽ cùng chia sẻ phần lợi nhuận kiếm được.

NXS: Mong được gặp cô vào thứ 2 tới

XK: Cảm ơn và chúc anh một ngày tốt lành.

NXS: Cô cũng vậy nhé. Tạm biệt.

Gọi điện hoặc Email yêu cầu thông tin của đối tác là một điều cần thiết . Hãy chắc chắn là bạn xem qua những thông tin đó để tham gia vào cuộc đàm phán tốt hơn.

Next call

Manufacturer: "Absolutely. I'd be happy to discuss the opportunity."

Exporter: "Would you be kind enough to send me your company brochure either by snail mail or email? I’ve reviewed your website but would like to see additional collateral material on your product line. Further, do you have a blog? Are you on Facebook and Twitter?"

Manufacturer: "Sure. I'll get our marketing material out to you today. Where should I send it? And yes, we are on most of the major social media platforms. Find us at: ________, ________ and __________."

Exporter: "Thank you. Send it to _________. In the meantime, I'll furnish you with my company background as well."

Manufacturer: "That would be great. I look forward to receiving it."

Exporter: "Good. If we have a good fit, the next step is to set up a meeting. What's more convenient, your office or mine?"

Manufacturer: "I generally get to Chicago once a month. Perhaps on my next trip we can arrange a meeting at your office." (Always a good practice for both parties at some point to see facilities of operations in person.)

Exporter: "That would be fine. I'll phone or email you in a week or two. In the meantime, nice talking with you, and have a good day."

Manufacturer: "Thanks, and same to you."

Dịch nghĩa

Cuộc gọi tiếp

NSX: Tôi rất vui hôm nay được bàn thêm với cô về cơ hội hợp tác giữa 2 công ty chúng ta.

XK: Anh có thể gửi thêm cho tôi brochure của công ty anh qua thư hoặc email được không? Tôi đã xem website của công ty anh nhưng muốn xem thêm những tài liệu khác về dòng sản phẩm của công ty anh. Công ty anh có blog, Facebook hoặc Twitter ko nhỉ?

NSX: Được thôi. Tôi sẽ gửi cho cô tài liệu marketing của chúng tôi . Tôi có thể gửi theo địa chỉ nào nhỉ?

Chúng tôi cũng có trang mạng xã hội ở địa chỉ….

XK: Cảm ơn anh. Anh gửi tài liệu cho tôi qua ….. Tôi sẽ gửi cho anh thông tin về công ty tôi để anh tiện theo dõi.

NSX: Được vậy thì tốt quá. Mong nhận được tài liệu từ cô .

XK: Tốt lắm. Nếu suôn sẻ, chúng ta sẽ sắp xếp một cuộc gặp . Văn phòng của anh hay của tôi thì tiện hơn?

NSX: Tôi thường đến Chicago 1 tháng 1 lần.. Chúng ta có thể gặp nhau tại văn phòng của cô trong chuyến đi tới của tôi.

XK: Được thôi. Tôi sẽ gọi điện hoặc gửi mail cho anh trong 1- 2 tuần tới.

Rất vui được nói chuyện với anh . Chúc anh có một ngày tốt lành.

NSX: Cảm ơn cô. Cô cũng vậy nhé.

Soạn sẵn một script hay những đoạn hội thoại mẫu sẽ giúp bạn hình dung ra được các tình huống sẽ diễn ra trong một cuộc đàm phán. Bạn sẽ tập trung hơn và nhanh nhạy hơn khi nói chuyện với các đối tác và dễ dàng đạt được mục tiêu mình đặt ra.

Sẽ còn tuyệt vời hơn nếu bạn nhờ bạn và đồng nghiệp check giúp và cùng tập với họ.

Sau một vài cuộc gọi và email với đối tác, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn mà không cần đến script nữa. Tiếp tục tạo nên những bản script khác của riêng mình và phù hợp với từng đối tác, khách hàng. Dần dần bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn và có thể ứng biến linh hoạt với bất kỳ tình huống đàm phán nào.