"Chỉ cần sai một mã HS, nhầm một dấu phẩy về trọng lượng, hay lệch một ngày trên hóa đơn... tất cả đều có thể khiến lô hàng của bạn bị 'treo' tại cửa khẩu, đối mặt với luồng Đỏ, kiểm hóa 100% và mức phạt hành chính không hề nhỏ. Trong kỷ nguyên chính ngạch 2026, phần mềm ECUS VNACCS 2026 chính là 'cánh cửa' đầu tiên doanh nghiệp phải bước qua nếu muốn hàng hóa thông quan thuận lợi."
Việc tự thực hiện khai báo hải quan điện tử đòi hỏi sự tỉ mỉ tuyệt đối và am hiểu sâu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu để tránh những rủi ro phát sinh từ "luồng Vàng" hoặc "luồng Đỏ".
Khai báo hải quan điện tử ECUS VNACCS 2026 là gì?
Khai báo hải quan điện tử là quá trình doanh nghiệp truyền dữ liệu thông tin lô hàng tới cơ quan hải quan thông qua hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS (thường sử dụng phần mềm đầu cuối ECUS). Quá trình này giúp thay thế các thủ tục giấy tờ thủ công, rút ngắn thời gian thông quan và cho phép doanh nghiệp theo dõi trạng thái lô hàng ngay trên phần mềm.
Những điều doanh nghiệp cần nắm rõ khi khai báo hải quan điện tử:
- Công cụ cần thiết: USB Token (Chữ ký số), tài khoản người dùng hải quan (User ID), mật khẩu và phần mềm ECUS5-VNACCS.
- Nguyên tắc "vàng": Hồ sơ chứng từ phải khớp tuyệt đối từng ký tự giữa Invoice, Packing List, vận đơn và C/O.
- Kết quả khai báo: Tờ khai sẽ được phân luồng Xanh (thông quan ngay), luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ), hoặc luồng Đỏ (kiểm tra hàng thực tế).
- Rủi ro: 70% lỗi phát sinh nằm ở khâu chuẩn bị dữ liệu khai báo, dễ dẫn đến truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
1. ECUS VNACCS 2026 – Hệ thống "huyết mạch" của nhập khẩu chính ngạch
Đối với doanh nghiệp, ECUS VNACCS không chỉ là công cụ khai báo mà còn là nền tảng quản lý dữ liệu xuất nhập khẩu. Việc nắm vững cách vận hành phần mềm này là bước đầu tiên để doanh nghiệp chủ động trong chuỗi cung ứng, thay vì xử lý bị động khi phát sinh luồng Vàng/Đỏ.
Hiện nay, hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển chính ngạch đều hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện khâu khai báo để đảm bảo tính chính xác và tối ưu thời gian.
2. Các bước chuẩn bị trước khi khai báo cho người mới
Trước khi bắt đầu truyền tờ khai, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục "nhập môn" sau:
- Mua chữ ký số (USB Token): Dùng để ký số trên tờ khai điện tử.
- Đăng ký tài khoản hải quan: Doanh nghiệp đăng ký User Code, Password, Terminal ID và Terminal Access Key trên cổng thông tin hải quan.
- Kích hoạt phần mềm ECUS: Cài đặt và cấu hình thông số kết nối tới hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan.
3. Quy trình khai báo hải quan điện tử 5 bước chuẩn 2026
Bước 1: Thiết lập thông số đơn hàng
Nhập các thông tin cơ bản từ bộ chứng từ sạch (Invoice, PL) vào phần mềm: Mã cảng, mã cửa khẩu, mã loại hình nhập khẩu (thường là A11 cho hàng tiêu dùng kinh doanh).
Bước 2: Khai báo danh mục hàng hóa (Mã HS và Thuế)
Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần xác định đúng mã HS code để hệ thống tự động tính thuế nhập khẩu và thuế VAT.
• Lưu ý: Mã HS phải chuẩn xác từ trước khi ký hợp đồng để tránh bị hải quan áp mã thuế cao hơn sau khi kiểm hóa.
Bước 3: Truyền tờ khai thử (IDA)
Hệ thống sẽ phản hồi bản nháp. Lúc này, bạn cần rà soát lại thông tin xem đã khớp với C/O Form E chưa để đảm bảo được hưởng thuế suất ưu đãi.
Bước 4: Truyền tờ khai chính thức (IDC)
Sau khi kiểm tra kỹ, bạn thực hiện ký số và truyền chính thức. Hệ thống sẽ trả về số tờ khai và kết quả phân luồng.
Bước 5: Lấy kết quả phân luồng và thông quan
• Luồng Xanh: In mã vạch và đi lấy hàng.
• Luồng Vàng/Đỏ: Chuẩn bị bộ hồ sơ giấy hoặc đưa hàng đi kiểm hóa thực tế.
4. Giải mã 3 phân luồng hải quan doanh nghiệp cần biết
- Luồng Xanh (1): Chúc mừng, hàng của bạn được thông quan tự động.
- Luồng Vàng (2): Hải quan sẽ kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ giấy (Invoice, PL, Bill, C/O). Nếu thông tin lệch nhau dù chỉ một chữ cái, tờ khai có thể bị bác bỏ.
- Luồng Đỏ (3): Mức độ cao nhất, hàng hóa phải được khui kiện để kiểm tra thực tế tại cảng. Đây là kết quả của việc khai sai mã HS hoặc hồ sơ không minh bạch.
5. Những lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp "mất tiền oan"
Theo kinh nghiệm hơn 10 năm của chúng tôi, người mới thường mắc phải 3 lỗi cơ bản:
1. Sai định lượng: Trọng lượng thực tế tại kho khác với thông tin trên Packing List.
2. Sai mã HS: Áp sai mã khiến mức thuế bị đội lên hoặc bị phạt hành chính vì trốn thuế.
3. Lệch ngày chứng từ: Ngày trên vận đơn (Bill) trước ngày trên hóa đơn hoặc C/O dẫn đến ngân hàng từ chối quyết toán.
Khai báo hải quan là nghiệp vụ khó, đòi hỏi sự am hiểu cả về phần mềm lẫn luật pháp hiện hành. Nếu doanh nghiệp của bạn không có bộ phận XNK chuyên trách, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline: 09299 09399. Với đội ngũ chuyên viên rành thủ tục, chúng tôi hỗ trợ soát xét hồ sơ trước 3-5 ngày để tối ưu tỷ lệ luồng xanh cho lô hàng của bạn.
------------------------------------
FAQ - Giải đáp về phần mềm ECUS VNACCS 2026
1. Có thể khai báo hải quan trước khi hàng về không?
Có. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng truyền tờ khai điện tử trước khi hàng cập biên để rút ngắn thời gian chờ đợi.
2. Làm sao để biết lô hàng của mình thuộc luồng nào?
Ngay sau khi truyền tờ khai chính thức (IDC), hệ thống VNACCS 2026 sẽ trả kết quả phân luồng (1, 2 hoặc 3) trên phần mềm ECUS.
3. Nếu khai sai thông tin trên tờ khai đã truyền thì phải làm sao?
Tùy vào mức độ sai sót, bạn có thể truyền tờ khai sửa đổi bổ sung (AMA). Tuy nhiên, nếu đã bị phân luồng Đỏ, việc sửa đổi sẽ phức tạp hơn rất nhiều.
4. Tại sao tôi khai đúng mã HS nhưng vẫn bị tính thuế cao?
Có thể bạn chưa áp mã ưu đãi từ C/O Form E hoặc hệ thống chưa cập nhật biểu thuế mới nhất của hiệp định ACFTA.
5. Thời gian thông quan trung bình là bao lâu?
Với luồng Xanh, chỉ mất vài phút. Luồng Vàng mất 1-2 ngày làm việc. Luồng Đỏ có thể kéo dài 3-7 ngày tùy vào việc kiểm hóa.
6. Doanh nghiệp mới có cần mua phần mềm ECUS không?
Có, ECUS là phần mềm phổ biến nhất hiện nay. Nếu sử dụng dịch vụ ủy thác của Hoa Nam, bạn sẽ không cần phải tự thao tác trên phần mềm này.
7. Tôi dùng chung chữ ký số khai thuế để khai hải quan được không?
Được, miễn là chữ ký số đó đã được đăng ký và kích hoạt thông tin với cơ quan hải quan.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét